조합 실무 · 도시정비법 제125조

조합 총회 속기록, 꼭 만들어야 하나요?
재개발·재건축 조합이 알아야 할 작성·보관 의무

재개발·재건축 조합은 도시정비법 제125조에 따라 총회와 조합원 비용·권리에 영향을 주는 중요한 회의의 속기록·녹음 또는 영상자료를 만들어 청산 때까지 보관해야 하며, 이를 지키지 않으면 조합 임원이 형사처벌을 받을 수 있습니다.

총회 날은 준비할 것이 많아 녹음기만 켜 두고 넘어가는 경우가 많습니다. 그런데 몇 년 뒤 의결 효력이나 업체 선정을 두고 다툼이 생기면, 그날 누가 무슨 말을 했는지를 문서로 보여 줘야 하는 일이 생깁니다. 이 글은 조합 실무자가 알아 두면 좋을 작성·보관 의무와, 속기록으로 남겨 둘 때의 장점을 정리했습니다.

본 게시글 이용 안내

이 글은 속기록 실무와 관련된 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 법률 자문이 아닙니다. 어떤 회의가 작성 대상인지, 의무 위반에 해당하는지는 조합 정관과 회의 내용, 하위 법령에 따라 달라지므로 구체적인 판단은 조합 고문 변호사나 관할 구청과 상의하시기 바랍니다. 인용된 법령·판결·해석은 작성 시점을 기준으로 합니다.

법에서 정한 내용, 표 하나로 보기

실무에서 자주 생기는 세 가지 일

1. "녹음 파일만 있으면 되지 않나요?"

법 문언은 속기록·녹음·영상자료 가운데 하나를 남기도록 하고 있어, 녹음만으로도 형식은 갖출 수 있습니다. 다만 분쟁이 생겨 법원에 낼 때는 결국 녹음을 문서로 옮긴 속기록이나 녹취록이 필요합니다. 몇 년 뒤 녹음 파일이 손상되거나 어느 파일이 어느 회의인지 헷갈리는 일도 생기므로, 회의 직후 문서로 정리해 두면 나중에 수고를 크게 덜 수 있습니다.

2. "몇 년 전 일인데 이제 와서 문제가 되나요?"

보관 의무가 "청산 시까지"로 정해져 있어, 작성·보관하지 않은 상태가 언제까지 문제 되는지를 두고 법원 판단이 엇갈린 사례가 보도되었습니다. 2025년 12월 의정부지방법원 항소심은 이를 계속범으로 보아 공소시효가 조합장 퇴직 무렵부터 진행된다고 판단했다고 전해집니다. 시간이 지났다고 안심하기 어렵다는 뜻입니다.

3. "조합원이 속기록을 복사해 달라고 합니다"

속기록·녹음·영상자료가 도시정비법상 열람·복사 대상인지에 대해, 법제처는 2024년 7월 해석에서 보관 대상일 뿐 같은 법의 열람·복사 대상 서류에는 해당하지 않는다고 보았습니다. 다만 조합 정관이나 개별 사정에 따라 달라질 수 있으니 공개 여부는 고문 변호사와 상의해 정하시는 것이 안전합니다.

속기록으로 남기는 두 가지 방법

완성본은 표지, 회의 개요(일시·장소·참석 현황), 안건별 의결 결과, 발언 그대로의 본문, 속기사 확인문 순서로 정리해 드려 나중에 필요한 대목을 바로 찾을 수 있습니다. 직인이 날인된 PDF로 받으시거나, 제본한 종이본을 등기로 받으실 수 있습니다.

회의록 작성을 위한 출장속기 업무는 저희의 주력 업무 중에 하나인데요. 얼마 전 한 가로주택정비사업조합에서 임시총회 녹음과 함께 총회 자료집 책자를 보내 주신 적이 있습니다. 발언 중에 나오는 안건 번호와 금액, 업체명이 자료집과 하나하나 맞는지 대조하면서 회의록을 정리해 드렸더니, 조합 실무자께서 "나중에 이 책자랑 같이 보관하면 되겠다"며 안심하셨습니다. 총회 녹음은 길고 발언자도 많아서, 녹음파일만 보내실 경우 자료집이 있으면 함께 보내 주시는 것이 정확도를 높이는 가장 좋은 방법입니다.

— 속기애녹취사무소 공동대표

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